Branża: Produkcja
W firmie produkcyjnej dział handlowy i biuro spędzają dużo czasu na przygotowywaniu ofert, przepisywaniu zamówień i szukaniu informacji w dokumentacji. Pokazujemy, jak AI w produkcji może przejąć powtarzalną pracę biurową i handlową, a decyzje techniczne i cenowe zostawić Twoim ludziom. Rozwiązania łączymy z ERP, pocztą i arkuszami, z których już korzystasz.
Wyzwania
Zapytania od klientów przychodzą mailem z rysunkami, specyfikacjami i różnymi formatami plików. Zanim ktoś zbierze dane z cennika, kart technologicznych i wcześniejszych ofert, mijają dni, a klient porównuje już inne propozycje.
Zamówienia od klientów B2B, dokumenty WZ, faktury i certyfikaty trafiają do biura w PDF-ach i mailach. Przepisywanie ich do ERP zajmuje czas i prowadzi do pomyłek, a klienci dzwonią z pytaniem o status realizacji.
Normy, instrukcje, specyfikacje materiałów i procedury są zapisane w wielu folderach. Nowe osoby w biurze i dziale handlowym długo uczą się, gdzie czego szukać, a raporty z ERP i arkuszy składa się ręcznie.
Procesy
Systemy i integracje
Rozwiązania
AI analizuje zapytanie ofertowe, wyciąga parametry, ilości i terminy, a następnie przygotowuje szkic oferty na podstawie Twojego cennika, specyfikacji technicznych i podobnych wcześniejszych ofert. Handlowiec lub technolog sprawdza wycenę, poprawia warunki i wysyła ofertę. Braki w zapytaniu są wypisane, żeby można było od razu dopytać klienta.
Automatyzacja procesów AI →AI odczytuje zamówienia, dokumenty WZ, faktury i certyfikaty z maili i plików PDF, a potem przenosi dane do ERP lub arkusza. Sprawdza zgodność z ofertą lub zamówieniem i oznacza rozbieżności do weryfikacji. Pracownik zatwierdza wpisy zamiast przepisywać je od zera.
Automatyzacja procesów AI →Chatbot w panelu klienta lub na stronie odpowiada na pytania o status zamówienia na podstawie danych z ERP. Automatyzacja może też wysyłać klientom wiadomości przy zmianie etapu realizacji, na przykład przy wysyłce. Pytania o zmiany w zamówieniu trafiają do opiekuna klienta.
Chatboty i voiceboty →Asystent przeszukuje dokumentację techniczną, procedury, specyfikacje materiałów i ustalenia z klientami. Pracownik pyta zwykłym językiem i dostaje odpowiedź ze wskazaniem dokumentu źródłowego. Asystent pomaga też przygotowywać zestawienia z ERP i arkuszy, na przykład sprzedaży czy zaległych zamówień.
Asystent AI na danych firmy →AI przygotowuje szkice zapytań do dostawców, przypomnienia o terminach dostaw i potwierdzenia zamówień na podstawie danych z ERP. Odpowiedzi dostawców są porządkowane, a zmiany terminów trafiają do osoby odpowiedzialnej za zakupy. Każdą wiadomość można przejrzeć przed wysyłką.
Automatyzacja procesów AI →Opisz go w formularzu. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy, czy i jak AI może go przejąć.
Opisz swój proces →Przykładowy scenariusz
Scenariusz przykładowy, nie opis wdrożenia u klienta. Pokazuje możliwy przebieg, a szczegóły dopasowujemy do Twojej firmy.
Ryzyka
FAQ
Nie, w naszych wdrożeniach zajmujemy się procesami biurowymi i handlowymi: ofertami, zamówieniami, dokumentami, komunikacją i raportami. Parametry produkcji, kontrola jakości i decyzje technologiczne zostają po stronie Twojego zespołu.
Integracja zależy od tego, czy Twój system ERP udostępnia API, import lub eksport danych. Jeśli bezpośrednie połączenie nie jest możliwe, można pracować na eksportach do arkuszy albo przygotowywać dane do zatwierdzenia i importu. Na konsultacji sprawdzamy, który wariant pasuje do Twojej firmy.
Nie zalecamy tego. AI przygotowuje szkic oparty na Twoim cenniku i wcześniejszych ofertach, ale wycenę, warunki i termin realizacji zawsze weryfikuje handlowiec lub technolog. Dzięki temu oszczędzasz czas na zbieraniu danych i zachowujesz kontrolę nad tym, co trafia do klienta.
Najczęściej od procesu, który zajmuje biuru najwięcej czasu, zwykle są to zapytania ofertowe albo przepisywanie zamówień i faktur. Zaczynamy od krótkiej analizy, uruchamiamy jedno rozwiązanie i sprawdzamy je na rzeczywistych dokumentach. Kolejne elementy dokładamy, gdy pierwszy działa stabilnie.
Zobacz też
Zapraszamy na bezpłatną 30-minutową konsultację. Omówimy, gdzie automatyzacja odciąży biuro obsługi zamówień w Twoim zakładzie.
Kontakt
Wystarczy kilka zdań: czym zajmuje się Twoja firma i które zadanie zabiera najwięcej czasu. W odpowiedzi dostaniesz pierwsze pomysły i propozycję terminu krótkiej rozmowy.
Na każde zapytanie odpowiadam osobiście w ciągu jednego dnia roboczego.
AI może się pomylić. Nie podawaj tu danych wrażliwych.