Branża: Biura rachunkowe
W biurze rachunkowym sporą część miesiąca zajmuje zbieranie dokumentów od klientów, przepisywanie danych z faktur i odpowiadanie na te same pytania. Pokazujemy, jak AI w biurze rachunkowym może przejąć tę powtarzalną pracę, a księgowa zachowuje ostatnie słowo przy każdym księgowaniu. Automatyzację biura rachunkowego łączymy z programem księgowym, pocztą i narzędziami, z których już korzystasz.
Wyzwania
Faktury przychodzą mailem, przez komunikator, jako zdjęcia z telefonu albo w segregatorze pod koniec miesiąca. Ktoś musi je posegregować, sprawdzić, czego brakuje, i kilka razy przypomnieć klientowi, a terminy rozliczeń się nie przesuwają.
Część dokumentów nadal trzeba przepisać lub poprawić po imporcie: kontrahent, kwoty, stawki VAT, kategoria kosztu. To praca, która zajmuje godziny i łatwo w niej o pomyłkę, zwłaszcza w okresie największego obciążenia.
Klienci pytają, czy dany wydatek mogą wrzucić w koszty, do kiedy mają dosłać dokumenty albo jak wystawić fakturę w nowym systemie. Do tego dochodzą zmiany w przepisach i wdrażanie KSeF, przez które wiele firm porządkuje teraz obieg dokumentów, a zespół musi być na bieżąco.
Procesy
Systemy i integracje
Rozwiązania
Dokumenty z maila, formularza lub folderu w chmurze trafiają w jedno miejsce, a AI rozpoznaje ich typ, klienta i okres rozliczeniowy. Pliki są nazywane i układane według Twoich zasad. Zespół widzi, które firmy przesłały komplet, a u których czegoś brakuje.
Automatyzacja procesów AI →AI odczytuje dane z faktur i paragonów, także ze skanów i zdjęć, i proponuje kategorię kosztu na podstawie wcześniejszych księgowań danego klienta. Dane trafiają do programu księgowego jako propozycja do sprawdzenia. Księgowa zatwierdza lub poprawia każdy wpis, a niepewne pozycje są wyraźnie oznaczone.
Automatyzacja procesów AI →Automatyzacja wysyła klientom uprzejme przypomnienia o brakujących dokumentach, z listą tego, czego jeszcze potrzebujesz. Przed terminami rozliczeń klient dostaje wiadomość z informacją, co i do kiedy ma dosłać. Ty ustalasz treść, częstotliwość i moment, w którym sprawa wraca do opiekuna klienta.
Automatyzacja procesów AI →Chatbot na stronie lub w portalu klienta odpowiada na powtarzalne pytania organizacyjne: jak przesłać dokumenty, jakie są terminy, co przygotować przy zmianie formy działalności. Korzysta tylko z treści zatwierdzonych przez biuro. Pytania wymagające interpretacji przepisów przekazuje księgowej razem z historią rozmowy.
Chatboty i voiceboty →Asystent przeszukuje Twoje procedury, notatki z interpretacji, wzory pism i materiały o zmianach w przepisach, w tym o KSeF. Pracownik zadaje pytanie zwykłym językiem i dostaje odpowiedź ze wskazaniem źródła, które może sprawdzić. Nowe osoby szybciej uczą się standardów pracy biura.
Asystent AI na danych firmy →Opisz go w formularzu. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy, czy i jak AI może go przejąć.
Opisz swój proces →Przykładowy scenariusz
Scenariusz przykładowy, nie opis wdrożenia u klienta. Pokazuje możliwy przebieg, a szczegóły dopasowujemy do Twojej firmy.
Ryzyka
FAQ
W naszych wdrożeniach AI przygotowuje propozycje: odczytuje dane, sugeruje kategorię i zapisuje szkic w programie księgowym. Decyzję o księgowaniu zawsze podejmuje księgowa. Odpowiedzialność zawodowa zostaje po stronie biura, dlatego system jest zaprojektowany tak, żeby ułatwiać kontrolę, a niepewne pozycje oznaczać do sprawdzenia.
Ustalamy z Tobą, gdzie dane są przetwarzane, kto ma do nich dostęp i jakie umowy powierzenia są potrzebne. Tam, gdzie to możliwe, wybieramy dostawców przetwarzających dane na terenie Unii Europejskiej i takie ustawienia, w których dane nie służą do trenowania modeli. Zakres dostępu AI ograniczamy do tego, co niezbędne do danego zadania.
To zależy od programu i tego, czy pozwala na import danych lub udostępnia API. Wiele popularnych systemów obsługuje import plików, co często wystarcza na początek. Na konsultacji sprawdzamy, jak najprościej połączyć automatyzację z narzędziami, których używa Twoje biuro.
Najczęściej od zbierania dokumentów i przypomnień o brakach, bo tam ginie najwięcej czasu i nie wymaga to zmiany programu księgowego. Gdy ten etap działa stabilnie, dokładamy odczyt faktur albo wewnętrzną bazę wiedzy. Wdrożenie dopasowujemy do liczby klientów i sposobu pracy zespołu.
Zobacz też
Umów bezpłatną 30-minutową konsultację. Omówimy, jak uporządkować obieg dokumentów i komunikację z klientami Twojego biura.
Kontakt
Wystarczy kilka zdań: czym zajmuje się Twoja firma i które zadanie zabiera najwięcej czasu. W odpowiedzi dostaniesz pierwsze pomysły i propozycję terminu krótkiej rozmowy.
Na każde zapytanie odpowiadam osobiście w ciągu jednego dnia roboczego.
AI może się pomylić. Nie podawaj tu danych wrażliwych.