# AI w logistyce: automatyzacja spedycji, zleceń i komunikacji z klientem Źródło: https://aistorm.agency/branze/ai-dla-firm-transportowych/ > AI w logistyce w praktyce: wyceny frachtu, odczyt zleceń i CMR, statusy przesyłek dla klientów i porządek w skrzynce spedytora. Sprawdź, od czego zacząć. W firmie transportowej spedytorzy spędzają dużą część dnia na przepisywaniu zleceń, szukaniu informacji w mailach i odpowiadaniu na pytania, gdzie jest towar. Pokazujemy, jak AI w logistyce może przejąć tę powtarzalną pracę, a decyzje o ładunkach, przewoźnikach i stawkach zostawić Twojemu zespołowi. Rozwiązania łączymy z TMS, pocztą, giełdami i arkuszami, z których już korzystasz. ## Wyzwania - **Zapytania o fracht i wyceny giną w skrzynce:** Zapytania ofertowe przychodzą mailem, przez formularz i telefonicznie, każde w innym formacie. Zanim spedytor zbierze trasę, wymiary, wagę i termin, a potem przygotuje wycenę, klient często dostaje już ofertę od kogoś innego. - **Ręczne przepisywanie zleceń i dokumentów:** Zlecenia transportowe w PDF, skany CMR, faktury przewoźników i potwierdzenia dostaw trzeba przepisać do TMS albo arkusza. To godziny pracy dziennie, a każda literówka w adresie, dacie czy kwocie wraca później jako problem przy rozliczeniu. - **Ciągłe pytania o status przesyłki:** Klienci dzwonią i piszą z pytaniem, gdzie jest ładunek i kiedy dotrze. Spedytor musi wtedy skontaktować się z kierowcą lub przewoźnikiem, a ustalenia z rozmów i komunikatorów rozpraszają się po kilku kanałach. ## Rozwiązania AI - **Obsługa zapytań o fracht i szkice wycen:** AI czyta przychodzące zapytania, wyciąga z nich miejsce załadunku i rozładunku, rodzaj towaru, wagę, wymiary i termin, a brakujące dane uzupełnia pytaniem do klienta. Na podstawie Twoich zasad i wcześniejszych zleceń przygotowuje szkic wyceny. Spedytor sprawdza stawkę, poprawia ją i wysyła ofertę. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/automatyzacja-procesow-ai/) - **Odczyt zleceń, CMR i faktur do TMS:** Automatyzacja odczytuje zlecenia transportowe, listy CMR, faktury i potwierdzenia dostaw, także ze skanów i zdjęć z telefonu kierowcy. Dane trafiają do TMS lub arkusza w ustalonym formacie, a dokumenty z brakami lub niezgodnościami są oznaczane do sprawdzenia. Pracownik weryfikuje tylko wyjątki. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/automatyzacja-procesow-ai/) - **Statusy przesyłek dla klientów:** Chatbot na stronie lub w poczcie odpowiada klientom na pytania o status zlecenia na podstawie danych z TMS albo z ostatnich aktualizacji od przewoźnika. Może też wysyłać automatyczne powiadomienia o załadunku, opóźnieniu czy dostawie. Sprawy wymagające decyzji, takie jak reklamacja lub zmiana terminu, przekazuje spedytorowi. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/chatbot-dla-firm/) - **Porządek w skrzynce spedytora i podsumowania komunikacji:** AI segreguje maile na zapytania, zlecenia, dokumenty, reklamacje i sprawy pilne, a następnie kieruje je do właściwej osoby. Ustalenia z korespondencji z kierowcami i przewoźnikami zbiera w krótkie podsumowanie przy danym zleceniu. Przy zmianie dyżuru lub urlopie kolejna osoba od razu wie, na jakim etapie jest transport. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/asystent-ai-na-danych-firmy/) - **Raporty i szkolenie zespołu spedycji:** Automatyzacja zbiera dane z TMS i arkuszy w cykliczne zestawienia, na przykład liczby zleceń według klientów, tras czy przewoźników, i wysyła je mailem. Uczymy też spedytorów, jak bezpiecznie korzystać z narzędzi AI przy codziennej pracy z dokumentami i korespondencją. Program dopasowujemy do sposobu pracy Twojej firmy. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/szkolenia-ai-dla-firm/) ## Przykładowy scenariusz: zapytanie o transport palet od nowego klienta 1. Firma handlowa wysyła mailem zapytanie o przewóz kilkunastu palet z Poznania do Lyonu w przyszłym tygodniu. 2. AI rozpoznaje zapytanie o fracht, wyciąga trasę, liczbę palet i termin, a w odpowiedzi prosi klienta o wagę i informację, czy potrzebna jest winda. 3. Po otrzymaniu brakujących danych system przygotowuje szkic wyceny na podstawie Twoich zasad i podobnych zleceń z przeszłości. 4. Spedytor sprawdza stawkę, poprawia ją i wysyła ofertę, a po akceptacji zlecenie trafia do TMS bez ręcznego przepisywania. 5. W trakcie transportu klient pyta na czacie o status, a chatbot odpowiada na podstawie ostatniej aktualizacji od przewoźnika. 6. Po dostawie automatyzacja odczytuje podpisany CMR i fakturę przewoźnika, a księgowość dostaje komplet dokumentów do rozliczenia. *Scenariusz przykładowy.* ## FAQ ### Czy AI w logistyce połączy się z moim systemem TMS? To zależy od systemu i tego, czy udostępnia API, import plików albo inną formę integracji. Jeśli bezpośrednie połączenie nie jest możliwe, dane z dokumentów mogą trafiać do arkusza lub pliku, który importujesz do TMS. Dostępne warianty sprawdzamy na konsultacji. ### Czy AI dla firmy transportowej poradzi sobie ze skanami CMR i zleceniami w różnych formatach? Tak, odczyt dokumentów działa także na skanach i zdjęciach, choć jakość odczytu zależy od czytelności dokumentu. Dlatego projektujemy proces tak, żeby niepewne pola i braki były oznaczane do sprawdzenia przez pracownika. Zanim uruchomimy automatyzację, testujemy ją na Twoich rzeczywistych dokumentach. ### Czy automatyzacja spedycji oznacza, że AI samo ustala stawki i wybiera przewoźników? Nie. AI przygotowuje szkice wycen, zbiera dane i porządkuje komunikację, a decyzje o stawkach, przewoźnikach i przyjęciu zlecenia podejmuje spedytor. Zakres tego, co system robi samodzielnie, ustalamy z Tobą. ### Od czego zacząć wdrażanie AI w firmie transportowej? Najczęściej od procesu, który zabiera zespołowi najwięcej czasu, na przykład przepisywania zleceń albo odpowiadania na pytania o status. Zaczynamy od krótkiej analizy, wdrażamy jedno rozwiązanie i sprawdzamy, jak działa w codziennej pracy. Kolejne elementy dokładamy, gdy pierwszy działa stabilnie. --- Bezpłatna konsultacja (30 min online): formularz na https://aistorm.agency/#kontakt lub e-mail kontakt@aistorm.agency.