# AI w firmie produkcyjnej: szybsze oferty, uporządkowane zamówienia i dokumenty

Źródło: https://aistorm.agency/branze/ai-dla-firm-produkcyjnych/

> AI w firmie produkcyjnej: szkice ofert z zapytań ofertowych, obsługa zamówień, przetwarzanie dokumentów i asystent wiedzy technicznej. Sprawdź możliwości.

W firmie produkcyjnej dział handlowy i biuro spędzają dużo czasu na przygotowywaniu ofert, przepisywaniu zamówień i szukaniu informacji w dokumentacji. Pokazujemy, jak AI w produkcji może przejąć powtarzalną pracę biurową i handlową, a decyzje techniczne i cenowe zostawić Twoim ludziom. Rozwiązania łączymy z ERP, pocztą i arkuszami, z których już korzystasz.

## Wyzwania

- **Zapytania ofertowe czekają na wycenę:** Zapytania od klientów przychodzą mailem z rysunkami, specyfikacjami i różnymi formatami plików. Zanim ktoś zbierze dane z cennika, kart technologicznych i wcześniejszych ofert, mijają dni, a klient porównuje już inne propozycje.
- **Zamówienia i dokumenty przepisywane ręcznie:** Zamówienia od klientów B2B, dokumenty WZ, faktury i certyfikaty trafiają do biura w PDF-ach i mailach. Przepisywanie ich do ERP zajmuje czas i prowadzi do pomyłek, a klienci dzwonią z pytaniem o status realizacji.
- **Wiedza rozproszona w dokumentacji i głowach:** Normy, instrukcje, specyfikacje materiałów i procedury są zapisane w wielu folderach. Nowe osoby w biurze i dziale handlowym długo uczą się, gdzie czego szukać, a raporty z ERP i arkuszy składa się ręcznie.

## Rozwiązania AI

- **Szkice ofert z zapytań ofertowych:** AI analizuje zapytanie ofertowe, wyciąga parametry, ilości i terminy, a następnie przygotowuje szkic oferty na podstawie Twojego cennika, specyfikacji technicznych i podobnych wcześniejszych ofert. Handlowiec lub technolog sprawdza wycenę, poprawia warunki i wysyła ofertę. Braki w zapytaniu są wypisane, żeby można było od razu dopytać klienta. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/automatyzacja-procesow-ai/)
- **Automatyzacja procesów w produkcji: zamówienia i dokumenty:** AI odczytuje zamówienia, dokumenty WZ, faktury i certyfikaty z maili i plików PDF, a potem przenosi dane do ERP lub arkusza. Sprawdza zgodność z ofertą lub zamówieniem i oznacza rozbieżności do weryfikacji. Pracownik zatwierdza wpisy zamiast przepisywać je od zera. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/automatyzacja-procesow-ai/)
- **Informacje o statusie zamówień dla klientów B2B:** Chatbot w panelu klienta lub na stronie odpowiada na pytania o status zamówienia na podstawie danych z ERP. Automatyzacja może też wysyłać klientom wiadomości przy zmianie etapu realizacji, na przykład przy wysyłce. Pytania o zmiany w zamówieniu trafiają do opiekuna klienta. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/chatbot-dla-firm/)
- **Asystent wiedzy technicznej i raporty:** Asystent przeszukuje dokumentację techniczną, procedury, specyfikacje materiałów i ustalenia z klientami. Pracownik pyta zwykłym językiem i dostaje odpowiedź ze wskazaniem dokumentu źródłowego. Asystent pomaga też przygotowywać zestawienia z ERP i arkuszy, na przykład sprzedaży czy zaległych zamówień. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/asystent-ai-na-danych-firmy/)
- **Komunikacja z dostawcami:** AI przygotowuje szkice zapytań do dostawców, przypomnienia o terminach dostaw i potwierdzenia zamówień na podstawie danych z ERP. Odpowiedzi dostawców są porządkowane, a zmiany terminów trafiają do osoby odpowiedzialnej za zakupy. Każdą wiadomość można przejrzeć przed wysyłką. (usługa: https://aistorm.agency/uslugi/automatyzacja-procesow-ai/)

## Przykładowy scenariusz: zapytanie ofertowe na elementy według rysunku

1. Klient wysyła mailem zapytanie o wykonanie partii elementów według załączonego rysunku i specyfikacji materiałowej.
2. AI odczytuje z zapytania materiał, wymiary, ilość i oczekiwany termin, a brakującą informację o wykończeniu powierzchni oznacza do uzupełnienia.
3. Na podstawie cennika i podobnych wcześniejszych zleceń AI przygotowuje szkic oferty i zapisuje zapytanie w CRM.
4. Handlowiec dopytuje klienta o wykończenie, a technolog weryfikuje wycenę i termin realizacji.
5. Handlowiec wysyła ofertę, a po jej akceptacji zamówienie klienta jest odczytywane i wprowadzane do ERP do zatwierdzenia.
6. Przy zmianie etapu realizacji klient dostaje informację o statusie bez dzwonienia do biura.

*Scenariusz przykładowy.*

## FAQ

### Czy AI w firmie produkcyjnej będzie sterować maszynami lub produkcją?

Nie, w naszych wdrożeniach zajmujemy się procesami biurowymi i handlowymi: ofertami, zamówieniami, dokumentami, komunikacją i raportami. Parametry produkcji, kontrola jakości i decyzje technologiczne zostają po stronie Twojego zespołu.

### Z jakimi systemami ERP można połączyć AI?

Integracja zależy od tego, czy Twój system ERP udostępnia API, import lub eksport danych. Jeśli bezpośrednie połączenie nie jest możliwe, można pracować na eksportach do arkuszy albo przygotowywać dane do zatwierdzenia i importu. Na konsultacji sprawdzamy, który wariant pasuje do Twojej firmy.

### Czy oferta przygotowana przez AI może trafić do klienta bez sprawdzenia?

Nie zalecamy tego. AI przygotowuje szkic oparty na Twoim cenniku i wcześniejszych ofertach, ale wycenę, warunki i termin realizacji zawsze weryfikuje handlowiec lub technolog. Dzięki temu oszczędzasz czas na zbieraniu danych i zachowujesz kontrolę nad tym, co trafia do klienta.

### Od czego zacząć automatyzację procesów w produkcji?

Najczęściej od procesu, który zajmuje biuru najwięcej czasu, zwykle są to zapytania ofertowe albo przepisywanie zamówień i faktur. Zaczynamy od krótkiej analizy, uruchamiamy jedno rozwiązanie i sprawdzamy je na rzeczywistych dokumentach. Kolejne elementy dokładamy, gdy pierwszy działa stabilnie.

---

Bezpłatna konsultacja (30 min online): formularz na https://aistorm.agency/#kontakt lub e-mail kontakt@aistorm.agency.